Política de Tratamiento de Datos Personales

Universidad de Manizales, identificada con NIT 890.806.001-7, con domicilio en Manizales, Caldas.

1. Identificación del responsable

Universidad de Manizales, identificada con NIT 890.806.001-7, con domicilio en Manizales, Caldas.

• Dirección: Carrera 9a # 19-03, Campo Hermoso, Manizales, Caldas, Colombia
• Correo: acardona@umanizales.edu.co
• Teléfono: (606) 887 96 80

2. Alcance

La presente política aplica a los datos personales que se tratan en el Repositorio de Acreditación del programa de Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones de la Facultad de Ciencias e Ingeniería: la plataforma web del comité de autoevaluación para reunir y organizar las evidencias de los procesos de acreditación ante el Consejo Nacional de Acreditación (CNA) y el Sistema ARCU-SUR. Aplica también a quienes acceden a esos datos en ejercicio de sus funciones.

Categorías de titulares:

Integrantes del comité de autoevaluación (dirección del programa, profesores, estudiantes y egresados), pares evaluadores con acceso de consulta durante la visita, y personas cuyos datos aparecen en las evidencias del programa (por ejemplo, estudiantes, egresados, profesores y personal administrativo mencionados en actas, informes o listados).

3. Tratamiento y finalidades

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

• Crear y administrar las cuentas de los integrantes del comité de autoevaluación y controlar el acceso seguro a la plataforma según su rol.
• Reunir, organizar, revisar y aprobar las evidencias de los procesos de acreditación del programa ante el Consejo Nacional de Acreditación (CNA) y el Sistema ARCU-SUR.
• Asignar responsabilidades por factor y registrar la trazabilidad de cada evidencia: quién la subió, revisó, aprobó o retiró, y cuándo.
• Poner a disposición de los pares evaluadores, durante la visita, únicamente las evidencias aprobadas y marcadas como visibles para ellos.
• Comunicar a los integrantes del comité las asignaciones, decisiones y novedades del proceso mediante el chat interno, la mensajería y los comunicados de la plataforma.
• Gestionar las reuniones del comité y el registro de su asistencia.
• Elaborar informes y estadísticas internas, de forma agregada, sobre el avance de la autoevaluación.
• Atender las consultas, reclamos y solicitudes de los titulares sobre sus datos personales (Habeas Data).
• Cumplir las obligaciones legales y reglamentarias aplicables a la Universidad y al programa.

Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes

Son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Universidad de Manizales trata los siguientes datos sensibles:

La plataforma no solicita datos sensibles para su uso. La fotografía de perfil, que la ley considera sensible, es facultativa y requiere autorización previa y expresa. Las notas de voz del chat interno contienen la voz de quien las graba: se envían de forma voluntaria y solo las escuchan las dos personas de la conversación. Algunas evidencias pueden contener datos personales de terceros (listados, actas o resultados académicos): quien las carga debe indicarlo, la plataforma limita su visibilidad al comité salvo decisión expresa y se procura anonimizarlos cuando no sean necesarios para demostrar la condición evaluada. No se condiciona ningún servicio a la entrega de datos sensibles.

El Titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles; la respuesta a las preguntas sobre este tipo de datos es facultativa.

4. Derechos del Titular

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable o Encargado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley la exceptúe.
• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

5. Atención de consultas y reclamos

El Titular podrá ejercer sus derechos a través de John Alejandro Cardona Valencia, administrador del Repositorio de Acreditación del programa de Ingeniería de Sistemas y Telecomunicaciones, por los siguientes canales:

• Correo electrónico: acardona@umanizales.edu.co
• Teléfono: 3134228002
• Dirección: Cra 9 # 1903

Consultas. Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos y la fecha en que se atenderá, que no superará cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane; transcurridos dos (2) meses sin respuesta se entenderá desistido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo; cuando no fuere posible, se informarán los motivos y la fecha de respuesta, que no superará ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6. Encargados, terceros y transferencias

Para cumplir las finalidades anteriores, Universidad de Manizales puede entregar o permitir el acceso a los datos a los siguientes encargados y terceros. Cuando el tratamiento se realiza por cuenta del responsable existe una transmisión, regulada por contrato; cuando el receptor decide sobre el dato existe una transferencia. Las transferencias internacionales se someten al artículo 26 de la Ley 1581.

7. Seguridad de la información

Universidad de Manizales adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información: acceso por roles con una matriz de permisos, contraseñas cifradas, registro de auditoría de las operaciones, archivos guardados fuera de la base de datos y protegidos contra el acceso directo (solo se entregan a usuarios autorizados), verificación del tipo real de cada archivo, copias de respaldo y cifrado de la información en tránsito (HTTPS). El acceso a los datos se limita a quienes lo necesitan para sus funciones en el comité.

8. Conservación de la información

Los datos de las cuentas se conservan mientras la persona integre el comité y, después, mientras se requieran para la trazabilidad del proceso de acreditación. Las evidencias se conservan durante la vigencia de la acreditación y del proceso siguiente, porque sustentan la renovación ante el CNA y la reacreditación ARCU-SUR, y en adelante según las tablas de retención documental de la Universidad. Cumplidos esos plazos, los datos se suprimen o se anonimizan.

9. Vigencia

La presente política rige a partir del 2026-10-01. Las bases de datos estarán vigentes Mientras subsista la finalidad del Repositorio de Acreditación del programa y durante los plazos de conservación descritos en esta política.. Cualquier cambio sustancial será comunicado a los Titulares por los canales dispuestos.